Kontrahent nie dotrzymał umowy - opóźnienie, wady i kary umowne bez procesu

Spór o niezapłaconą fakturę rzadko zaczyna się od faktury. Zwykle zaczyna się kilka tygodni wcześniej: od przesuniętego terminu, od odbioru, na którym coś „jeszcze trzeba poprawić”, od maila z listą usterek, na który nikt nie odpowiedział. Jedna strona uważa, że wykonała umowę i należy jej się zapłata. Druga uważa, że umowa nie została wykonana i dlatego wstrzymuje płatność, a do tego nalicza kary umowne.

Obie strony mają w ręku tę samą umowę i obie są przekonane, że wynika z niej ich racja. To właśnie dlatego takie spory tak szybko przestają być rozmową o pracy, a stają się wymianą pism.

Poniżej opisujemy, skąd biorą się spory o wykonanie umowy między firmami, co da się ustalić przy stole i kiedy rozmowa nie wystarczy.

Trzy spory w jednym

W sporze o wykonanie umowy prawie zawsze splatają się trzy osobne kwestie. Rozdzielenie ich to często połowa sukcesu.

• Czy i kiedy praca została wykonana. Spór o termin wygląda prosto, dopóki nie okaże się, że część opóźnienia wynikała z późno przekazanych materiałów, zmiany projektu albo dodatkowych zleceń zgłoszonych w trakcie.
• Czy praca została wykonana dobrze. Usterki, braki, niezgodność ze specyfikacją. Tu strony często spierają się nie o to, czy wada jest, tylko o to, jak poważna jest i ile kosztuje jej usunięcie.
• Kto komu i ile jest winien. Wynagrodzenie, potrącenia, kary umowne, koszty poprawek wykonanych przez kogoś innego.

Gdy te trzy kwestie są wymieszane, każda propozycja jednej strony brzmi dla drugiej jak próba przemycenia czegoś przy okazji. Gdy są rozdzielone, okazuje się zwykle, że w jednej z nich strony są bliżej siebie, niż sądziły.

Dlaczego te spory tak szybko eskalują

Spór między kontrahentami ma kilka cech, które sprzyjają eskalacji.

Pieniądze są zablokowane po obu stronach. Wykonawca nie dostaje zapłaty, a zamawiający ma niedokończoną inwestycję, opóźniony projekt albo własnych klientów, którym musi się tłumaczyć. Obie firmy tracą z każdym tygodniem.

Kary umowne zaczynają żyć własnym życiem. Kara naliczana za każdy dzień opóźnienia potrafi po kilku miesiącach przekroczyć wartość sporu o same prace. Wtedy rozmowa przestaje dotyczyć usterek, a zaczyna dotyczyć tego, kto przetrzyma drugą stronę.

Komunikacja przechodzi na pisma. Gdy pojawia się pierwsze pismo od prawnika, ludzie, którzy do tej pory rozwiązywali problemy przez telefon, przestają ze sobą rozmawiać. Każda informacja jest odtąd ważona pod kątem tego, czy nie zostanie wykorzystana w sądzie.

Obie strony mają rację w części. To najtrudniejsze. Opóźnienie było, ale nie całe z winy wykonawcy. Usterki są, ale nie wszystkie są istotne. Sąd będzie musiał to wszystko rozplątać punkt po punkcie, często z pomocą biegłego, a to trwa.

Co da się ustalić w mediacji

Mediacja nie rozstrzyga, kto ma rację. Pozwala natomiast ustalić, co strony z tym sporem zrobią. A tu możliwości jest znacznie więcej niż w wyroku.

• Lista usterek i sposób ich usunięcia. Zamiast sporu o to, czy wada jest istotna, można ustalić konkretną listę poprawek, termin ich wykonania i sposób odbioru.
• Kto usuwa usterki. Czasem wykonawca wraca i poprawia. Czasem obie strony wolą, żeby zrobił to ktoś inny, a koszt zostaje rozliczony w wynagrodzeniu.
• Obniżenie wynagrodzenia zamiast poprawek. Jeśli usterka nie przeszkadza w korzystaniu z efektu pracy, prostsze bywa uzgodnienie niższej kwoty niż kolejne tygodnie poprawek.
• Rozliczenie kar umownych. Strony mogą zgodnie ustalić, w jakiej części kary zostaną zapłacone, potrącone albo uznane za rozliczone w ramach całego porozumienia.
• Harmonogram płatności. Zapłata w transzach powiązanych z kolejnymi etapami poprawek albo rozłożenie zaległości na raty.
• Dalsza współpraca. Jeśli firmy chcą jeszcze razem pracować, można przy okazji ustalić, jak w przyszłości zgłaszać zmiany zakresu, jak wygląda odbiór i kto po każdej stronie podejmuje decyzje.

Ten ostatni punkt bywa niedoceniany. W wielu branżach rynek jest mały i ci sami wykonawcy, podwykonawcy i inwestorzy spotykają się przy kolejnych projektach. Wyrok kończy jeden spór, ale zwykle kończy też relację.

Co z karami umownymi

Kary umowne to najczęstszy punkt zapalny, więc warto o nich powiedzieć osobno. Zastrzeżenie kary w umowie nie oznacza, że jej pełna wysokość jest przesądzona. Przepisy przewidują, że w określonych sytuacjach dłużnik może żądać jej zmniejszenia, na przykład gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo gdy kara jest rażąco wygórowana. To jednak ocenia sąd, w konkretnej sprawie i po przeprowadzeniu dowodów.

W praktyce oznacza to, że żadna ze stron nie ma pewności, na jakiej kwocie skończy się spór o kary. Ta niepewność jest dobrym punktem wyjścia do rozmowy. Strony, które realnie oceniają ryzyko po obu stronach, łatwiej znajdują kwotę, którą każda z nich jest w stanie przyjąć.

Mediator nie ocenia, czy kara jest zasadna. Pomaga natomiast zestawić koszt dalszego sporu z tym, co strony mogą ustalić dzisiaj. Ocenę prawną konkretnych zapisów umowy warto skonsultować z prawnikiem, także w trakcie mediacji.

Jaką moc ma porozumienie

Ugoda zawarta przed mediatorem może zostać przedstawiona sądowi do zatwierdzenia. Jeżeli nadaje się do wykonania w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności. Zatwierdzona ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem, więc jeśli druga strona nie zapłaci uzgodnionej kwoty albo nie usunie usterek w terminie, nie trzeba zaczynać sprawy od początku.

Dlatego ugodę warto pisać tak, żeby dało się ją wykonać: konkretne prace, terminy, kwoty, rachunek, sposób odbioru i to, co dzieje się w razie opóźnienia. Więcej o tym, czy ugoda mediacyjna jest wiążąca, piszemy w osobnym tekście.

Dwa przykłady

Poniższe historie są przykładowe. Pokazują typowy przebieg, a nie konkretne sprawy naszych klientów.

Przykład pierwszy: kary za opóźnienie, którego nikt nie liczył tak samo. Firma wykonawcza oddała prace wykończeniowe w biurowcu kilka tygodni po terminie. Inwestor naliczył kary za każdy dzień opóźnienia i wstrzymał ostatnią płatność. Wykonawca twierdził, że opóźnienie wynikało z późno zatwierdzonych zmian w projekcie, i zapowiadał pozew o zapłatę.

Na mediacji strony przeszły po kolei przez historię zmian i korespondencję. Okazało się, że część opóźnienia rzeczywiście wynikała ze zmian po stronie inwestora, a część z braków kadrowych wykonawcy. Ustaliły, że kary zostaną naliczone tylko za część okresu, zostaną potrącone z ostatniej płatności, a resztę wynagrodzenia inwestor zapłaci w ustalonym terminie. Obie firmy pracują dziś razem przy kolejnym projekcie.

Przykład drugi: usterki, których nikt nie chciał poprawiać. Producent zamówił u dostawcy partię elementów do swoich urządzeń. Część dostawy miała wady wymiarowe. Dostawca uważał, że mieszczą się w tolerancji, producent - że nie, i odmówił zapłaty za całą partię.

Przy stole szybko okazało się, że wadliwa była mniejsza część dostawy, niż wynikało z pism. Strony ustaliły, że dostawca wymieni wadliwe elementy w uzgodnionym terminie, producent zapłaci za resztę od razu, a na przyszłość ustalono wspólną procedurę kontroli przy odbiorze.

Kiedy mediacja nie ma sensu

Mediacja jest dobrowolna i opiera się na tym, że obie strony chcą zamknąć spór. Nie sprawdzi się, gdy:

• druga strona nie odpowiada na kontakt albo świadomie gra na czas, licząc na to, że wierzyciel odpuści;
• kontrahent nie ma z czego zapłacić i w grę wchodzi niewypłacalność - wtedy rozmowa wygląda inaczej, o czym piszemy w tekście Moja firma ma długi - co teraz?;
• spór dotyczy wyłącznie oceny technicznej, której żadna ze stron nie przyjmie bez opinii niezależnego eksperta - choć i wtedy strony mogą wspólnie zlecić taką opinię i wrócić z nią do rozmowy;
• potrzebne jest pilne zabezpieczenie, bo majątek dłużnika może zniknąć.

Warto też pamiętać, że proces w sprawach gospodarczych ma swoje rygory formalne. Jeśli rozmowy się nie udadzą i sprawa trafi do sądu, dobrze mieć wcześniej uporządkowaną dokumentację.

Od czego zacząć

1. Zbierz umowę razem ze wszystkimi aneksami i zmianami, także tymi uzgodnionymi mailowo.
2. Odtwórz oś czasu: terminy z umowy, daty przekazania materiałów, zgłoszenia zmian, odbiory, zgłoszenia usterek.
3. Spisz usterki osobno od sporu o pieniądze - z opisem, zdjęciami i informacją, czy przeszkadzają w korzystaniu z efektu pracy.
4. Policz, ile kosztuje Cię każdy miesiąc sporu: zablokowane płatności, przestoje, czas zespołu, koszty obsługi prawnej.
5. Zastanów się, czy chcesz dalej współpracować z tym kontrahentem. Od tego zależy, jakie rozwiązania mają sens.
6. Zaproponuj rozmowę, zanim wyślesz kolejne pismo. Sam wniosek o mediację często zmienia ton korespondencji.

Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie zastępują indywidualnej porady prawnej. Jeśli spór z kontrahentem blokuje Twoją firmę, opisz go przez formularz kontaktowy. Sprawdzimy, czy mediacja gospodarcza ma w tej sytuacji sens.