Kontrahent nie zapłacił faktury. Sąd czy mediacja?

Termin płatności minął dwa tygodnie temu. Wysłałeś przypomnienie, potem drugie. Kontrahent odpisuje coraz rzadziej albo obiecuje przelew “na początku przyszłego tygodnia”, który nigdy nie przychodzi. Znasz to pytanie: iść do sądu czy jeszcze poczekać?

Odpowiedź zwykle zależy nie od tego, kto ma rację, tylko od tego, czy druga strona ma pieniądze i czy chce rozmawiać. To dwa różne problemy i wymagają różnych kroków.

Najpierw ustal, z jaką sytuacją masz do czynienia

Za niezapłaconą fakturą stoi zwykle jeden z trzech scenariuszy:

• kontrahent nie ma teraz pieniędzy, ale nie kwestionuje długu i chciałby to jakoś rozłożyć;
• kontrahent kwestionuje fakturę - twierdzi, że usługa została wykonana źle, w innym zakresie albo później, niż ustalono;
• kontrahent gra na zwłokę - nie odpowiada, zmienia wersje i liczy, że odpuścisz.

To rozróżnienie jest ważne, bo w pierwszych dwóch przypadkach rozmowa zwykle ma sens i może zakończyć sprawę szybciej niż postępowanie sądowe. W trzecim rozmowa najczęściej niczego nie da i szkoda na nią kolejnych tygodni.

Co zrobić, zanim sprawa gdziekolwiek trafi

Niezależnie od tego, którą drogę wybierzesz, warto uporządkować sprawę:

• zbierz dokumenty - umowę lub zamówienie, fakturę, protokół odbioru, korespondencję i potwierdzenia wykonania;
• sprawdź, co dokładnie ustaliliście - zwłaszcza termin płatności i zakres prac;
• wyślij jasne wezwanie do zapłaty - z kwotą, terminem i informacją o dalszych krokach;
• oceń, ile jesteś w stanie odzyskać - i ile czasu oraz kosztów jesteś gotów w to włożyć;
• nie odcinaj kontaktu emocjonalnie - ostry telefon bywa satysfakcjonujący, ale rzadko przyspiesza przelew.

Jeśli fakturę wystawiłeś innemu przedsiębiorcy w związku z prowadzoną działalnością, sprawdź też ustawę o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Gdy wykonałeś swoją część umowy, a zapłata nie przyszła w terminie, co do zasady przysługują Ci bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (art. 7 tej ustawy), a od dnia nabycia prawa do nich także rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10). Ich wyliczenie w konkretnej sprawie sprawdź z prawnikiem lub księgowym.

Ten etap ma jeszcze jedną zaletę: jeśli sprawa i tak trafi do sądu, uporządkowana dokumentacja będzie potrzebna od pierwszego dnia. W pozwie trzeba też podać, czy strony próbowały mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a jeśli nie, wyjaśnić dlaczego (art. 187 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).

Kiedy mediacja gospodarcza ma sens

Mediacja to dobrowolna rozmowa prowadzona przez bezstronną osobę, której celem jest ustalenie warunków możliwych do przyjęcia dla obu stron (art. 183¹ i 183³ KPC). W sprawach o zapłatę pozwala między innymi:

• ustalić harmonogram spłaty zamiast jednorazowej kwoty, której druga strona i tak dziś nie ma;
• rozstrzygnąć spór o zakres prac - na przykład uznać część zastrzeżeń i zamknąć temat kwotą pośrednią;
• zachować relację biznesową, jeśli chcecie dalej współpracować;
• zrobić to poufnie - postępowanie mediacyjne nie jest jawne (art. 183⁴ KPC);
• działać szybciej - nie czekacie na terminy rozpraw, żeby w ogóle zacząć rozmawiać.

Jeśli strony dojdą do porozumienia, ustalenia trafiają do ugody mediacyjnej, którą może zatwierdzić sąd. Zatwierdzona ugoda ma moc prawną ugody zawartej przed sądem, a zatwierdzona przez nadanie klauzuli wykonalności jest tytułem wykonawczym (art. 183¹³-183¹⁵ KPC). To element, który odróżnia ugodę mediacyjną od zwykłej obietnicy przesłanej mailem.

Dwa przykłady

Poniższe historie są przykładowe. Pokazują typowy przebieg, a nie konkretne sprawy naszych klientów.

Przykład pierwszy: firma budowlana i zakwestionowany zakres prac. Wykonawca wystawił fakturę za remont lokalu. Zleceniodawca nie zapłacił, bo uznał, że część prac wykonano niezgodnie z ustaleniami. Wykonawca twierdził, że zmiany były uzgadniane na budowie, ustnie, i że wszystko zostało zrobione. Obie strony miały trochę racji i żadna nie miała pełnej dokumentacji.

Sprawa nadawała się do sądu, ale obie strony wiedziały, co to oznacza: opinia biegłego, kolejne terminy i rachunek, który przy tej kwocie mógł zjeść znaczną część spornej sumy. Na mediacji przeszli po pozycjach z kosztorysu i rozdzielili to, co bezsporne, od tego, co faktycznie budziło wątpliwości. Ustalili kwotę pośrednią, płatną w dwóch ratach, i podpisali ugodę. Sprawa zamknęła się bez pozwu.

Przykład drugi: stały klient, który przestał płacić. Mała agencja obsługiwała klienta od trzech lat. Faktury zawsze wpływały na czas, aż nagle przestały. Właściciel agencji przez dwa miesiące wysyłał przypomnienia i zastanawiał się, czy nie zerwać umowy i nie iść do sądu. Klient milczał, bo wstydził się przyznać, że sam czeka na pieniądze od swojego kontrahenta.

Przy stole rozmowa poszła w innym kierunku niż wymiana wezwań. Ustalili spłatę zaległości w ratach rozłożonych na kilka miesięcy, przedpłatę za bieżącą obsługę i zasadę, że przy kolejnym opóźnieniu współpraca zostaje wstrzymana bez dyskusji. Agencja odzyskała pieniądze wolniej, niż chciała, ale szybciej i taniej, niż zrobiłaby to drogą sądową, i zachowała klienta.

Kiedy lepiej od razu iść do sądu

Mediacja nie jest właściwą drogą zawsze. Jeśli druga strona konsekwentnie nie odpowiada, wyprowadza majątek z firmy, kwestionuje dług w oczywiście złej wierze albo zbliża się termin przedawnienia roszczenia, zwlekanie działa na Twoją niekorzyść. W takich sytuacjach warto sprawdzić z prawnikiem, jakie kroki formalne są potrzebne i w jakim czasie. Termin przedawnienia zależy od rodzaju roszczenia i umowy, a mediacja prowadzona na podstawie umowy o mediację zawiesza jego bieg co do objętych nią roszczeń na czas jej trwania (art. 118 i 121 Kodeksu cywilnego).

Mediacja jest dobrowolna, więc nie zadziała bez zgody drugiej strony. Nie jest też sposobem na odzyskanie pieniędzy od kogoś, kto ich naprawdę nie ma - w takiej sytuacji nawet wyrok nie kończy problemu, bo pozostaje jeszcze egzekucja.

Jak wybrać drogę

W praktyce warto zadać sobie trzy pytania:

1. Czy druga strona kwestionuje dług, czy tylko nie ma teraz pieniędzy? Spór o zasadność bywa łatwiejszy do zamknięcia rozmową niż postępowaniem.
2. Czy chcesz kontynuować współpracę? Jeśli tak, sąd rzadko jest dobrym początkiem dalszej relacji.
3. Ile realnie kosztuje Cię czekanie? Czasem szybsza ugoda na mniejszą kwotę jest lepsza niż odległy wyrok na pełną.

Powyższe informacje mają charakter ogólny i nie zastępują indywidualnej porady prawnej. Opisz nam swoją sytuację przez formularz kontaktowy, a wspólnie sprawdzimy, czy mediacja gospodarcza jest w Twojej sprawie sensowną drogą. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak przebiega mediacja, zebraliśmy to w jednym miejscu.