Zakończenie współpracy między firmami - jak ustalić rozliczenie i przekazanie prac

Obie firmy wiedzą już, że nie chcą kontynuować współpracy. Nadal jednak trzeba dokończyć część zadań, rozliczyć faktury i przekazać dokumentację. Zamawiający czeka na materiały, żeby wdrożyć nowego wykonawcę. Dotychczasowy wykonawca czeka na zapłatę i obawia się, że po przekazaniu wszystkiego nie odzyska pieniędzy.

W takim sporze celem rozmowy nie musi być odbudowanie wieloletniej relacji. Może nim być uzgodnienie sposobu jej zakończenia: co każda firma robi, do kiedy, za jaką kwotę i jak potwierdzacie wykonanie ustaleń. Mediacja może pomóc uporządkować te kwestie, jeśli obie strony chcą szukać porozumienia.

Zacznijcie od sprawdzenia, co faktycznie się kończy

Hasło „kończymy współpracę” może oznaczać kilka różnych rzeczy. Jedna firma ma na myśli brak nowych zleceń, druga zakończenie również tych rozpoczętych. Do tego może istnieć umowa ramowa, osobne zamówienia, aneksy i ustalenia dotyczące późniejszego wsparcia.

Przygotujcie listę wszystkich otwartych umów i zadań. Przy każdym wskażcie aktualny etap, planowany termin i to, czy obie strony tak samo rozumieją jego dalszy los. Nie zakładajcie, że zakończenie jednego zamówienia automatycznie rozwiązuje pozostałe.

Odróżnijcie też rozmowę o wspólnym porozumieniu od jednostronnego wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy. Podstawy, skutki i wymagana forma tych działań zależą od konkretnej umowy i przepisów. Zagadnienie formy reguluje m.in. art. 77 Kodeksu cywilnego. Przed wysłaniem oświadczenia lub podpisaniem porozumienia warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.

Oddzielcie pieniądze, prace i przekazanie materiałów

Gdy wszystko trafia do jednego żądania, trudno ustalić nawet pierwszy krok. Pomocne są trzy osobne zestawienia.

Rozliczenia. Wypiszcie faktury, zaliczki, wpłaty i kwoty kwestionowane. Przy każdej pozycji wskażcie, czego dotyczy rozbieżność: zakresu wykonanej pracy, ceny, terminu czy jakości. Zaznaczcie też kwoty, co do których nie ma sporu.

Otwarte prace. Opiszcie, co zostało wykonane, co wymaga poprawy, czego jeszcze nie rozpoczęto i co według propozycji stron miałoby zostać zatrzymane. Jeżeli spór dotyczy wad albo opóźnienia, pomocny będzie osobny artykuł o niedotrzymaniu umowy przez kontrahenta.

Przekazanie. Sporządźcie listę dokumentów, plików, sprzętu i innych zasobów, które trzeba omówić. Przy każdym ustalcie, kto ma do niego dostęp i jakie są podstawy jego przekazania. Zidentyfikowanie materiału nie przesądza jeszcze, komu przysługuje prawo do niego.

Taki podział pomaga zauważyć zależności. Nowy wykonawca może potrzebować dokumentacji wcześniej niż pozostałych materiałów, a część płatności może dotyczyć prac, których wykonania nikt nie kwestionuje.

Co przygotować przed spotkaniem

Osoba reprezentująca firmę powinna znać zarówno dokumenty, jak i praktyczne ograniczenia zespołu. Na spotkanie warto zebrać:

• umowy, aneksy i przyjęte zamówienia;
• zestawienie faktur oraz dotychczasowych płatności;
• protokoły odbioru i zgłoszenia zastrzeżeń;
• listę otwartych zadań z informacją o stopniu wykonania;
• wykaz materiałów i zasobów do przekazania;
• korespondencję dotyczącą zakończenia współpracy;
• własną propozycję kolejności działań i terminów.

Ustalcie wcześniej, kto może podejmować decyzje i podpisać dokumenty w imieniu każdej firmy. Warto wiedzieć także, które ustalenia wymagają konsultacji wewnętrznej. Obecność osoby znającej projekt jest pomocna, ale nie musi oznaczać, że może ona samodzielnie zaciągać zobowiązania za spółkę.

Harmonogram powinien opisywać czynności, nie tylko datę końcową

Zapis „strony rozliczą się i przekażą dokumentację do końca miesiąca” pozostawia wiele pytań. Jaki zestaw dokumentów ma zostać przekazany? W jakim formacie? Kto potwierdza odbiór? Co oznacza brak jednego załącznika?

Przy każdej uzgodnionej czynności określcie:

1. Przedmiot działania. Na przykład konkretny pakiet dokumentów albo wskazana część rozliczenia.
2. Osobę odpowiedzialną. Kto przygotowuje materiał, a kto odbiera go po drugiej stronie.
3. Termin i sposób przekazania. Data, uzgodniony kanał oraz potrzebne dane kontaktowe.
4. Potwierdzenie wykonania. Jak obie strony odnotują, co zostało dostarczone.
5. Sposób zgłoszenia braków. Do kogo trafią uwagi i jak będziecie je wyjaśniać.

Możecie rozważyć etapy, zamiast jednej wymiany wszystkiego na końcu. Trzeba jednak sprawdzić ich zgodność z umową i możliwość wykonania. Propozycja powiązania płatności z przekazaniem materiałów nie oznacza automatycznie prawa do wstrzymania należnego świadczenia.

Dostępy, dane i prawa do materiałów wymagają osobnej uwagi

W niektórych współpracach kluczowe są konta w systemach, repozytoria plików, dokumentacja techniczna lub materiały przygotowane dla klientów. Nie ograniczajcie rozmowy do „przekazania haseł”. Najpierw ustalcie, do kogo należą poszczególne konta, jakie uprawnienia są potrzebne i kto ma przeprowadzić zmianę dostępu.

Przy danych osobowych, poufnych informacjach i prawach autorskich potrzebna może być dodatkowa ocena specjalisty. Nie zakładajcie, że sama zapłata faktury wyjaśnia wszystkie prawa do każdego pliku. Nie wpisujcie też ogólnego obowiązku usunięcia całej dokumentacji bez sprawdzenia obowiązków jej przechowywania.

Warto zaplanować, jak potwierdzicie prawidłowe przekazanie i kiedy dotychczasowy dostęp zostanie zakończony. Usuwanie danych lub odcinanie systemów pod wpływem emocji może stworzyć nowy problem zamiast zamknąć stary.

Przykład: zmiana wykonawcy przy otwartym projekcie

Załóżmy, że firma korzysta z zewnętrznego biura projektowego i chce przekazać dalsze prace innemu zespołowi. Część dokumentacji jest odebrana, część pozostaje robocza, a ostatnia faktura jest sporna. To wymyślony przykład służący pokazaniu tematów rozmowy.

Strony mogą najpierw wskazać materiały potrzebne do kontynuacji prac i ustalić ich status. Następnie oddzielić wynagrodzenie za odebrany etap od kwoty, co do której nadal się różnią. Osobno mogą omówić sposób opisania niedokończonych prac, żeby nowy wykonawca wiedział, co wymaga sprawdzenia.

Taki plan nie rozstrzyga automatycznie sporu o zapłatę ani praw do dokumentacji. Daje jednak konkretną listę zagadnień do uzgodnienia. Pozwala też sprawdzić, czy proponowane terminy są realne dla osób, które faktycznie będą przekazywać materiały.

Przeczytajcie uważnie, co porozumienie zamyka

W projekcie porozumienia powinno być jasne, czy kończycie całą relację, jedno zamówienie czy tylko spór o wskazaną fakturę. Zwróćcie uwagę na zapisy dotyczące dalszych roszczeń, poufności, poprawek i kontaktu po przekazaniu prac. Szerokie zdanie o wzajemnym rozliczeniu może dotyczyć większego zakresu niż ten omawiany podczas spotkania.

Mediator pomaga stronom prowadzić rozmowę i formułować ustalenia. Ocenę skutków prawnych dokumentu warto przeprowadzić z własnym prawnikiem. Kwestie zatwierdzenia ugody wyjaśniamy w tekście o mocy ugody mediacyjnej.

Kiedy sama rozmowa nie wystarczy

Jeżeli druga strona nie chce uczestniczyć w mediacji, zbliża się istotny termin albo istnieje ryzyko utraty danych czy dokumentów, potrzebna może być pilna pomoc prawna lub techniczna. Nie odkładajcie jej wyłącznie dlatego, że wysłaliście zaproszenie do rozmowy.

Jeśli obie firmy chcą uzgodnić sposób zakończenia współpracy, opiszcie nam sytuację. Wskażcie, co pozostaje sporne: pieniądze, zakres prac, przekazanie materiałów czy wszystkie te kwestie. Sprawdzimy, czy mediacja gospodarcza może pomóc w przygotowaniu wykonalnych ustaleń.