W skrócie
- Zagraniczny adres kontrahenta nie wyklucza mediacji, ale wybór sądu i postępowania wymaga osobnej oceny z prawnikiem.
- Przed rozmową zestawcie należności niekwestionowane osobno od spornych i uzgodnijcie język, udział tłumacza oraz to, kto może podejmować decyzje za każdą z firm.
- Europejski nakaz zapłaty służy dochodzeniu bezspornych, transgranicznych roszczeń pieniężnych, ale pozwany może wnieść sprzeciw, więc nie zakładaj, że sam formularz zakończy spór.
- Przed podpisaniem ugody zapytaj prawnika, jak wykorzystać ją w państwie, w którym miałaby być wykonywana, i jakie dokumenty oraz tłumaczenia będą potrzebne.
Twoja firma wykonała usługę dla kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej. Termin płatności minął, a zamiast przelewu przychodzą wiadomości o problemach z rozliczeniem. Zastanawiasz się, czy próbować rozmowy, szukać prawnika za granicą, czy skierować sprawę do sądu w Polsce.
Zacznij od rozdzielenia dwóch pytań: o co spieracie się z kontrahentem oraz jaką drogą możesz dochodzić należności. Mediacja służy szukaniu porozumienia. Wybór sądu i postępowania wymaga osobnej oceny. Poniżej przedstawiamy możliwości dla przedsiębiorcy w Polsce, bez wskazywania rozwiązania dla konkretnej umowy.
Ustal, kto ma zapłacić i czego dotyczy odmowa
Przygotuj umowę, zamówienia, faktury, potwierdzenia wykonania prac i dotychczasową korespondencję. Sprawdź pełną nazwę podmiotu, jego dane rejestrowe i to, kto prowadził z Tobą rozmowy. Marka widoczna na stronie internetowej, osoba kontaktowa i firma wskazana w umowie mogą mieć różne nazwy. Wyjaśnij te różnice przed wysłaniem kolejnego żądania.
Zestaw osobno należności niekwestionowane i pozycje sporne. Przy każdej zapisz stanowisko kontrahenta: czy chodzi o brak środków, zastrzeżenia do jakości, nieuzgodnione prace dodatkowe czy brak dokumentu potrzebnego do wewnętrznego rozliczenia.
Nie traktuj każdej odpowiedzi jako tego samego problemu. „Nie mamy teraz środków” prowadzi do innych pytań niż „nie zamawialiśmy tej części usługi”. Jeśli druga strona odpowiada ogólnikowo, poproś o wskazanie konkretnych pozycji i dokumentów. Takie uporządkowanie przyda się zarówno podczas rozmowy z mediatorem, jak i konsultacji prawnej.
Czy mediacja ma sens, gdy firmy są w różnych państwach?
Sam zagraniczny adres nie wyklucza mediacji. Unijne ramy mediacji transgranicznej w sprawach cywilnych i handlowych opisuje portal e-Sprawiedliwość, omawiający dyrektywę 2008/52/WE. W konkretnej sprawie warto ustalić z mediatorem i prawnikami stron, jakie zasady będą miały zastosowanie.
W polskim postępowaniu cywilnym mediacja jest dobrowolna, a mediator ma zachować bezstronność. Podstawy te wynikają z art. 183¹ i 183³ Kodeksu postępowania cywilnego. Rozmowa może pomóc wtedy, gdy obie firmy chcą omówić konkretne rozwiązanie: harmonogram spłaty, zakres poprawek lub rozliczenie części zlecenia.
Przed spotkaniem uzgodnijcie język rozmowy, potrzebę udziału tłumacza, sposób wymiany dokumentów i osoby uczestniczące po obu stronach. Poproście także o sprawdzenie, kto może podejmować decyzje i podpisywać ustalenia w imieniu firm. Nie wystarczy, że osoba odpowiedzialna za bieżącą obsługę zna historię współpracy.
Co można przygotować do rozmowy na odległość
W polskim KPC przewidziano możliwość przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego na odległość za zgodą stron: art. 183¹¹. Organizację takiego spotkania ustalcie wcześniej, zamiast zakładać, że zwykła rozmowa przez komunikator rozwiązuje wszystkie kwestie.
Przydatny będzie jeden wspólny wykaz dokumentów. Zachowajcie oryginalne wersje i uzgodnijcie oznaczenia plików, żeby podczas spotkania nie porównywać różnych wersji zamówienia. Jeśli korzystacie z tłumaczeń roboczych, zaznaczcie miejsca, których znaczenia nie jesteście pewni. Przy prawnie istotnym sformułowaniu poproście o wyjaśnienie, zamiast akceptować je tylko dlatego, że brzmi znajomo.
Rozpisz propozycję na elementy: co ma zostać zapłacone, kiedy, w jakiej walucie i z jakim potwierdzeniem. Jeśli w grę wchodzą poprawki, dopisz ich zakres i sposób odbioru. To materiał do negocjacji, a nie wzór ugody do samodzielnego podpisania.
Jak sprawdzić, czy sprawa może trafić do sądu w Polsce
Przy sporze transgranicznym trzeba ustalić jurysdykcję, czyli to, sądy którego państwa mogą rozpoznać sprawę. Przepisy dotyczące jurysdykcji oraz uznawania i wykonywania orzeczeń w sprawach cywilnych i handlowych zawiera rozporządzenie 1215/2012, nazywane Brukselą I bis. Jego rolę wyjaśnia urzędowa strona europejskiego atlasu sądowego.
Przekaż prawnikowi całą umowę z załącznikami i warunkami współpracy. Poproś o sprawdzenie postanowień dotyczących sądu, prawa właściwego oraz rozwiązywania sporów. Opisz też, gdzie dostarczono towary lub wykonywano usługę. Nie wybieraj formularza pozwu wyłącznie na podstawie tego, gdzie wystawiasz faktury.
Zapytaj od razu o terminy wymagające pilnowania i działania potrzebne podczas trwania rozmów. Nie zakładaj, że sama wymiana propozycji mailowych wystarcza do ochrony Twojej sytuacji prawnej. Ocenę skutków konkretnych czynności pozostaw prawnikowi znającemu dokumenty i właściwe przepisy.
Europejski nakaz zapłaty jako jedna z możliwości
Europejski nakaz zapłaty jest unijną drogą dochodzenia bezspornych, transgranicznych roszczeń pieniężnych w sprawach cywilnych i handlowych z wykorzystaniem standardowych formularzy. Rozporządzenie 1896/2006 stosuje się w państwach UE z wyjątkiem Danii. Informacje o zakresie tego instrumentu oraz wyszukiwarkę właściwych organów zawiera europejski atlas sądowy dotyczący nakazu zapłaty.
Pozwany może wnieść sprzeciw. Dalszy bieg sprawy zależy wtedy od odpowiednich warunków i wyboru powoda; nie należy zakładać, że sam formularz zakończy spór o jakość wykonanej usługi. Możliwe dalsze drogi opisuje strona e-Sprawiedliwość o europejskim nakazie zapłaty.
Z prawnikiem sprawdź, czy ten tryb odpowiada Twojemu roszczeniu, do jakiego organu skierować dokumenty i jak przygotować pozew. Mediacja i postępowanie sądowe odpowiadają na różne potrzeby: w pierwszej szukacie wspólnych warunków rozwiązania, w drugim dochodzisz roszczenia w odpowiedniej procedurze. Wybór wymaga oceny konkretnej sprawy.
Ugoda: pomyśl o jej wykonaniu przed podpisaniem
W Polsce ugoda zawarta przed mediatorem po zatwierdzeniu przez sąd ma moc prawną ugody sądowej. Jeżeli podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności. Sąd może też odmówić zatwierdzenia z przyczyn określonych w przepisach. Reguluje to art. 183¹⁴-183¹⁵ KPC.
Przy kontrahencie zagranicznym zapytaj prawnika również o sposób wykorzystania ugody w państwie, w którym miałaby być wykonywana. Sprawdźcie wymagane dokumenty i ewentualne tłumaczenia. Nie utożsamiaj podpisanej propozycji spłaty z gotowością do wszczęcia egzekucji za granicą. Punktem wyjścia do pytań o dokumenty może być informacja o Brukseli I bis i zaświadczeniach dotyczących ugód sądowych.
Przykład: spór dotyczy tylko części zlecenia
Wyobraźmy sobie polskiego wykonawcę i zamawiającego z Niemiec. Zamawiający kwestionuje dodatkowe prace, ale nie zgłasza zastrzeżeń do podstawowego zakresu. To typowa sytuacja opisana na potrzeby tekstu, nie sprawa klientów.
Do rozmowy można przygotować dwa zestawienia zamiast jednego łącznego żądania. Pierwsze obejmuje pozycje niekwestionowane, drugie zamówienia dodatkowe i korespondencję dotyczącą ich akceptacji. Pytania do mediacji dotyczą wówczas tego, jak strony widzą rozliczenie każdej części i czy mają wspólną propozycję zakończenia sporu. Ocena roszczeń i dalszej drogi sądowej pozostaje osobnym zadaniem dla prawników.
Tekst przedstawia ogólne możliwości, nie zastępuje porady dotyczącej umowy ani prawa właściwego dla konkretnej relacji. Jeśli chcesz sprawdzić możliwość rozmowy z kontrahentem, opisz sytuację przez formularz kontaktowy i zobacz, w jakich sprawach pomagamy w ramach mediacji gospodarczych.
Szukasz pomocy w podobnej sytuacji? Zobacz, w jakich sprawach prowadzimy mediacje gospodarcze.
Przy pracy nad artykułem użyto w zautomatyzowany sposób sztucznej inteligencji. Jeśli też chcesz tak umieć, sprawdź ten projekt.
Czytaj dalej
Powiązane artykuły
Kontrahent nie zapłacił faktury. Sąd czy mediacja?
Faktura po terminie, a kontrahent milczy? Sprawdź, co zrobić przed pozwem, kiedy mediacja gospodarcza ma sens i jak nie stracić pieniędzy na samym odzyskiwaniu należności.
Mediacja online - jak przygotować się do spotkania i zadbać o prywatność
Mediacja na odległość: co ustalić przed spotkaniem, jak przygotować sprzęt i dokumenty oraz co zrobić, gdy połączenie się urwie.
Ugoda mediacyjna - czy jest wiążąca i co daje zatwierdzenie przez sąd?
Co się stanie, jeśli druga strona nie dotrzyma ugody? Wyjaśniamy, czym jest ugoda mediacyjna, co zmienia zatwierdzenie jej przez sąd i jak zapisać ustalenia, żeby dało się je wyegzekwować.