Mediacja online - jak przygotować się do spotkania i zadbać o prywatność

Mieszkacie w różnych miastach, pracujecie w innych godzinach albo jedno z Was przebywa za granicą. Chcecie porozmawiać o rozwiązaniu sporu, ale samo znalezienie miejsca i terminu staje się kolejnym problemem. W takiej sytuacji warto zapytać o mediację online.

Spotkanie przez internet wymaga przygotowania podobnie jak rozmowa przy jednym stole. Poza tematem sporu trzeba zadbać o warunki, w których każdy może mówić swobodnie, słyszeć pozostałych i spokojnie przeczytać dokument. Poniżej znajdziesz praktyczną listę rzeczy do ustalenia przed połączeniem.

Co zmienia ekran, a co pozostaje takie samo

Mediacja służy wypracowaniu porozumienia przez strony z pomocą bezstronnego mediatora. Udział jest dobrowolny, a mediator nie wydaje wyroku. Te podstawowe zasady opisuje Ministerstwo Sprawiedliwości w informacji o mediacji cywilnej.

W wersji online zmienia się sposób kontaktu. Zamiast przyjazdu do jednego miejsca potrzebne są odpowiednie urządzenie, połączenie i prywatna przestrzeń. Nie zakładaj jednak, że każdą sprawę da się przeprowadzić w całości przez komunikator. Przed rozpoczęciem trzeba ustalić z mediatorem zarówno formę rozmów, jak i sposób dalszej pracy z dokumentami.

W Mediator Rudzińscy możliwe są również spotkania online. Przy pierwszym kontakcie opisz krótko sprawę i zaznacz, że zależy Ci na rozmowie na odległość. To dobry moment, żeby zgłosić też potrzeby związane ze słuchem, wzrokiem lub obsługą programu.

Najpierw uzgodnij organizację spotkania

Zanim zarezerwujesz czas, poproś o jasne informacje:

• z jakiego programu będziecie korzystać i czy trzeba go zainstalować;
• kto wyśle zaproszenie i jak potwierdzić, że pochodzi od właściwej osoby;
• kto będzie uczestniczył w rozmowie i w jaki sposób uczestnicy zostaną przedstawieni;
• jak przekazać dokumenty przed spotkaniem;
• jak zgłosić potrzebę przerwy albo problem techniczny;
• z kim i w jaki sposób skontaktować się po zerwaniu połączenia.

Jeżeli ktoś łączy się z zagranicy, wpiszcie w zaproszeniu strefę czasową. Sama godzina bez tej informacji może oznaczać różne pory spotkania.

Warto również wcześniej uzgodnić koszty i zasady rozliczenia. Forma zdalna nie mówi sama w sobie, ile będzie kosztować mediacja ani ile spotkań okaże się potrzebnych.

Przygotuj miejsce, w którym możesz swobodnie mówić

Wybierz zamykany pokój, w którym nikt nie będzie przechodził za Twoimi plecami. Kawiarnia, pociąg czy wspólna kuchnia nie zapewniają takich warunków. Słuchawki ograniczą to, co słyszy otoczenie, ale nie ukryją Twoich wypowiedzi.

Zadbaj także o to, żeby rozmowy nie słuchały dzieci. Jeśli temat dotyczy rodziny, nie proś dziecka o pomoc techniczną podczas omawiania spornych spraw. Sprzęt można sprawdzić wcześniej albo poprosić o wsparcie inną dorosłą osobę, z zachowaniem uzgodnionych zasad uczestnictwa.

Rozmyte tło zasłania obraz, ale nie zapewnia prywatności dźwięku. Jeśli w pomieszczeniu jest ktoś jeszcze, powiedz o tym mediatorowi przed rozpoczęciem rozmowy. Udział dodatkowych osób należy uzgodnić, także wtedy, gdy pozostają poza kadrem.

Jeżeli obawiasz się reakcji drugiej strony albo nie możesz rozmawiać bez nacisku osoby znajdującej się obok, zgłoś to mediatorowi osobno. Sam ekran nie rozwiązuje problemu bezpieczeństwa ani presji.

Sprawdź sprzęt przed rozmową

Laptop lub komputer może ułatwić jednoczesne oglądanie uczestników i czytanie dokumentów. Telefon też może się sprawdzić, ale na małym ekranie trudniej przejrzeć dłuższy projekt ustaleń. Wybierz urządzenie, które znasz i na którym wygodnie pracujesz.

Przed spotkaniem:

1. Zrób próbę mikrofonu i słuchawek. Sprawdź, czy program ma dostęp do właściwych urządzeń.
2. Ustaw kamerę stabilnie i zadbaj o światło. Nie musisz przygotowywać profesjonalnego stanowiska, wystarczy czytelny obraz.
3. Podłącz zasilanie. Ładowarka powinna być pod ręką także przy rozmowie przez telefon.
4. Zamknij zbędne programy i wycisz powiadomienia. Dotyczy to zwłaszcza komunikatorów i poczty.
5. Przygotuj numer kontaktowy na wypadek awarii. Nie szukaj go dopiero po zerwaniu rozmowy.

Jeżeli program jest dla Ciebie nowy, poproś o możliwość sprawdzenia połączenia przed właściwym spotkaniem. Nie zakładaj, że musisz samodzielnie rozwiązać każdy problem techniczny.

Dokumenty: porządek zamiast otwierania wszystkiego naraz

Przygotuj krótką listę spraw do omówienia i osobny folder z potrzebnymi materiałami. Pliki nazwij tak, żeby łatwo odróżnić wersje: umowę, aneks, zestawienie rozliczeń czy propozycję harmonogramu. Zaznacz, które dokumenty są wspólne, a które stanowią Twoje robocze notatki.

Sposób przekazania materiałów uzgodnij z mediatorem. Nie wysyłaj całego archiwum korespondencji tylko dlatego, że jest dostępne. Zacznij od dokumentów związanych z konkretnymi punktami sporu.

Przy udostępnianiu ekranu wybierz pojedyncze okno lub dokument. Sprawdź wcześniej, czy nie pokazujesz przy okazji prywatnej poczty, danych innych klientów lub notatek, których nie zamierzasz udostępniać. Zamknięcie takich okien przed rozmową jest prostsze niż reagowanie na przypadkowe wyświetlenie.

Nagrywanie i automatyczne notatki wymagają osobnego ustalenia

Przed spotkaniem sprawdź, czy na Twoim urządzeniu nie działa automatyczne nagrywanie lub usługa sporządzająca transkrypcję. Nie dodawaj do rozmowy asystenta AI ani narzędzia do notatek bez wcześniejszego uzgodnienia z mediatorem i pozostałymi uczestnikami. Taka usługa może oznaczać przekazanie treści rozmowy zewnętrznemu dostawcy.

Ustalcie również zasady dotyczące nagrywania, zrzutów ekranu i przechowywania dokumentów. Nie traktuj obecności przycisku „nagraj” jako informacji, że wolno z niego korzystać. Jeśli potrzebujesz zapisu ustaleń, zapytaj o uzgodnioną formę podsumowania.

Co zrobić, gdy połączenie się urwie

Przyjmijcie wcześniej prostą zasadę: po utracie kontaktu wstrzymujecie omawianie nowych ustaleń do czasu wyjaśnienia sytuacji. Po powrocie warto wskazać ostatnie zdanie, które wszyscy usłyszeli, i sprawdzić, czy nikt nie pominął istotnej propozycji.

Brak odpowiedzi podczas awarii nie powinien być odczytywany jako akceptacja. Gdy jakość dźwięku uniemożliwia zrozumienie rozmowy, zgłoś to od razu. Lepiej uzgodnić dalszy sposób kontaktu niż prowadzić spotkanie, którego część uczestników nie słyszy.

Rozmowa online a podpisanie ugody

Uzgodnienie propozycji podczas wideorozmowy i prawidłowe podpisanie dokumentów to odrębne czynności. Zapytaj, w jakiej formie otrzymasz projekt, ile czasu masz na jego przeczytanie i jak będzie podpisywany. Nie zakładaj, że wiadomość na czacie albo skan podpisu wystarczy w każdej sprawie.

Kwestie skutków prawnych i ewentualnego zatwierdzenia przez sąd opisujemy w artykule o ugodzie mediacyjnej. W konkretnej sprawie formę dokumentów trzeba ustalić z mediatorem, a w razie wątpliwości prawnych także z prawnikiem.

Jeśli chcesz sprawdzić możliwość spotkania online, napisz do nas. Wystarczy krótki opis problemu, informacja o miejscu pobytu uczestników i ewentualnych trudnościach organizacyjnych. Nie musisz od razu przesyłać całej dokumentacji.